¿Qué documentación debe entregar el anterior administrador de fincas a la comunidad?

Es importante tener claro cual es la documentación que el administrador de fincas saliente debe entregar al nuevo administrador o a la comunidad de vecinos.

¿Qué documentación debe entregar el anterior administrador de fincas a la comunidad?

En los primeros meses del año muchas comunidades de vecinos celebran sus Juntas Generales Ordinarias, y como es habitual, se renuevan los cargos de la comunidad. Se elige nuevo presidente y en ocasiones, también se cambia de administrador de fincas.

Hasta ese momento, el administrador de fincas, que en la mayoría de las ocasiones también ejerce la función de secretario, había custodiado la documentación de la comunidad, facturas, presupuestos, licencia de obras, expedientes de subvención, contratos de mantenimiento, reclamación de impagados, etc.

¿Qué ocurre ahora con toda esa documentación? Sencillamente deberá ser entregada a la comunidad, pues tal como indica el art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) el secretario- administrador únicamente debe cumplir con la función de custodia.

A continuación, mostramos un listado de la documentación más relevante a tener en cuenta cuando se solicite la devolución al presidente.

  • Libro de actas.
  • Escritura de división horizontal y modificaciones posteriores.
  • Coeficientes de enteros de propiedades. Formas de distribución y formas de reparto.
  • Estatutos registrados y/o reglamento de régimen interior.
  • Relación actualizada de propiedades, propietarios e inquilinos:
    • Nombre y DNI y dirección para correspondencia.
    • Número de cuenta para domiciliación de recibos.
    • Detalle del presidente y vicepresidente actual.
  • Tarjeta del NIF de la Comunidad y sello de caucho.
  • Llaves de la Comunidad.
  • Expedientes judiciales si los hubiera (situación, letrados, poderes, etc.)
  • Documentación- planos del inmueble (proyectos, Licencias, VPO, etc.)
  • Contratos de suministro: agua, luz, gas, etc.
  • Contratos de servicios: ascensor, mantenimientos, etc.
  • Contratos de arrendamiento y documentación fiscal.
  • Obras, instalaciones o reformas en proceso o por comenzar.
  • Correspondencia- archivos auxiliares (proveedores, técnicos)
  • Póliza de seguros y siniestros pendientes.
  • Justificantes y documentación contable.
  • Detalle presupuesto aprobado y balance del cierre.
  • Saldos iniciales, cuenta corriente y caja si la hubiera.
  • Documentación bancaria: talonarios, últimos extractos de movimientos.
  • Recibos pendientes o devueltos por los propietarios.
  • Listado de recibos de la remesa que se pasa al cobro regularmente, derramas y sus importes.
  • Facturas y justificantes bancarios de pago, abonos, transferencias, etc. del ejercicio.
  • Documentación laboral: alta seguridad social, libro de matrícula, calendario laboral, altas y bajas presentadas, ofertas y contratos de trabajo, declaración retenciones, alta en la mutua, libro de visitas, nóminas, seguros sociales pagados, finiquitos, resguardo apertura trabajo.

La documentación será entregada al presidente o al nuevo administrador de fincas. Y es muy importante firmar un recibí en el que se desglose con detalle todos los documentos entregados, donde se refleje por quien ha sido entregada, la fecha y quien la ha recibido. En Urraza Comunidades nos encargamos de este trámite para confirmar fehacientemente que se entrega toda la documentación propiedad de la comunidad.

Para más detalle puede ponerse en contacto directo con nuestro despacho, donde les atenderemos sin compromiso.

One thought on “¿Qué documentación debe entregar el anterior administrador de fincas a la comunidad?

  • En 22.11.2017 celebro Junta Generar Ordinaria cambio presidente hasta ahora 13.02.17 presidente saliente no entrego documentaciones de comunidad / documentaciones bancarios extractos de movimientos…Facturas y justificantes bancarios de pago,abonos,transferencias,,,,contratos..etc…/ Yo como nuevo presidente tampoco tengo poder ver movimientos en banco,en su tiempo presidente pedi documentaciones cambiar nombres poder en banco pero no hecho y se quedo el y administrador que no tenemos ahora.En nueva junta 27.01.17.acuerdo de junta que presidente saliente tiene devolver documentaciones hasta 30.01 pero no tengo nada.Su respuesta que tiene dormir al dia ,trabaja por la noche o me dice que nadie paga a el hacer esto.
    Tenia momento cerca que nos cortan agua /tenia aviso /.,dia 31 .01 hablando con propitario engreso dinero directo al Canal Izbel 687 eur.
    No tengo facturas transferencias de pago etc. como puedo gestionar y que tengo hacer ,como salir de este situacion? Somos 5 propitarios 3 que vive en finca 2 fuera y 5 ocupas.

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